NVH’s Blog

1./ Xác định mục tiêu kinh doanh, sau đó xác định phương thức đầu tư thích hợp với những mục tiêu này. Và đảm bảo phương thức đầu tư phù hợp với tích cách của mình.

2./ Lựa chọn nhà môi giới mà tôi cảm thấy thoải mái và có một hệ thống giao dịch phù hợp với phương thức đầu tư của mình

3./ Lựa chọn phương pháp luận, hệ thống giao dịch của mình và kiên định với ứng dụng đó

4./ Lựa chọn khung thời gian dài cho hướng phân tích. Chọn khung thời gian ngắn hơn cho việc vào lệnh hoặc rút lui khỏi thị trường.

5./ Tính toán kỳ vọng của mình

6./ Tập trung vào giao dịch của mình và chấp nhận các khoản thu lỗ nhỏ

7./ Xây dựng vòng phản hồi tích cực.

8./ Thực hiện việc phân tích cuối tuần (cơ bản, kỹ thuật)

9./ Giữ lại lịch sử giao dịch

1./ Cắt bớt tần suất kinh doanh
2./ Không để rủi ro quá lớn cho một giao dịch
3./ Không để cảm xúc chi phối
4./ Tuân thủ kỷ luật giao dịch, cũng như quản lý tiền
5./ Hãy kiên nhẫn
6./ Sử dụng Stop Loss hoặc Trailing Stop
7./ Sử dụng kỹ thuật kinh doanh
8./ Bắt đầu với một tài khoản Demo
9./ Chắc chắn rằng bạn không phải bơm thêm tiền

Phân chu kỳ lớn thành chu kỳ nhỏ hơn
– Chu kỳ lớn nhất: chia làm 2 chu kỳ nhỏ hơn
• Chu kỳ tăng giá
• Chu kỳ giảm giá
– Các chu kỳ nhỏ lại chia nhỏ ra
• Chu kỳ tăng giá 5 sóng
• Chu kỳ giảm giá 3 sóng

GOLD: LONG@1350 TP@1365 SL@1348

EUR/USD: SELL @1.401 TP@1.392 SL@1.408

Một nhóm làm việc có nhiều thành viên, mỗi người một tính cách khác nhau. Để có được sự đồng thuận của tất cả mọi người trong một vấn đề chung không phải là việc dễ dàng. Có một bí quyết vô cùng hiệu quả: phản hồi 360o

Không phải lúc nào những nhóm làm việc đa diện cũng hoạt động một cách có hiệu quả. Đôi khi chính những khác biệt, không nhất quán có thể thể là tiền đề tạo ra sự sáng tạo, năng suất làm việc cao, nhưng cũng có thể là nguyên nhân tạo ra các rào cản trong việc giao tiếp giữa các thành viên.

Trong trường hợp này, những hoạt động xây dựng nhóm thông thường sẽ không phát huy tác dụng. Người ta thường sử dụng cách tiếp cận “một cho tất cả” để tạo dựng mối liên kết, gắn bó giữa các thành viên trong nhóm với nhau, tuy vậy cách này lại không làm nổi bật được thế mạnh hay yếu điểm của từng người, hoặc chỉ ra biện pháp để kết hợp chúng lại một cách tối ưu.

Phản hồi đa chiều là cách hiệu quả nhất với phương pháp làm việc nhóm
Ảnh nguồn: www.westga.edu

Vậy cách tiếp cận nào sẽ mang hiệu quả? Mô hình phản hồi 360o có thể là một lựa chọn tốt đối với những nhóm làm việc đa diện.

Tôi cùng với Giáo sư Bill Swann đến từ Đại học Texas (Hoa Kỳ) và Tiến sĩ Laurie Milton của Đại học Calgary (Canada) đã cộng tác với nhau để thực hiện một nghiên cứu về sự phù hợp giữa các thành viên trong nhóm làm việc và tìm ra cách để tối ưu hóa sự phù hợp đó.

Định nghĩa về “sự phù hợp” mà chúng tôi đưa ra ở một mức độ nào đó là sự hài lòng, thoải mái giữa các cá nhân với nhau khi họ đưa ra nhận xét, đánh giá trên các phương diện liên quan trực tiếp đến công việc.

Ví dụ, một người có thể tự cho mình là một nhà lãnh đạo sáng tạo, nhưng liệu những thành viên khác trong nhóm có nghĩ như vậy không? Nghiên cứu của chúng tôi chỉ ra rằng sự nhất trí cao sẽ mang lại hiệu quả làm việc cho quá trình hoạt động của những nhóm đa diện.

Tạo ra được sự hài hòa giữa các thành viên trong nhóm không phải dễ, bởi bản thân các thành viên thường có xu hướng che giấu yếu điểm của mình, do dự khi đưa ra những đánh giá về bản thân.

Họ có thể cảm thấy bị đe dọa khi bị người khác thử thách kỹ năng, chuyên môn của mình, và ngay lập tức họ sẽ có những phản ứng phòng ngự, thậm chí tạo ra cả thành kiến về người khác. Chính các định kiến ban đầu này khiến họ khó nhận ra được tài năng đặc biệt của người khác.

Trong mô hình phản hồi 3600, việc các thành viên chia sẻ với nhau những đánh giá, nhận xét một cách trung thực sẽ tạo ra sự hài hòa trong mối quan hệ của họ.

Các thông tin, khi được trao đổi và tổng hợp lại cẩn thận, có thể mở ra cơ hội cho những buổi thảo luận hết sức thoải mái về những vấn đề mà trước đây bản thân mỗi thành viên đều không cảm thấy thoải mái khi nhắc đến.

Thông qua đó, các thành viên có thể đính chính một số quan điểm chưa chính xác của đồng nghiệp về mình, hay tìm hiểu xem những đánh giá của mình về người khác đúng sai đến mức độ nào, từ đó tự điều chỉnh lại hành vi ứng xử một cách hợp lý.

Tôi có dịp nghiên cứu về kinh nghiệm của một nhóm quản lý ở Bangalore, ở đó tôi đã làm việc với Ashok Kumar, Giám đốc Trung tâm Thiết kế National Semiconductor của Ấn Độ. Bản thân ông đã nhận thức được việc các thành viên trong nhóm quản lý chéo các chức năng của mình cần phải cộng tác với nhau một cách có hiệu quả hơn.

Dưới sự khuyến khích của Kumar, Sonali De Sarker, nhà quản lý bộ phận nhân sự ở Bangalore và Joe Neipp, người phụ trách đào tạo nhân sự ở Santa Clara, California đã tiến hành tập hợp những phản hồi của mọi người về Ashok Kumar và các thành viên khác trong nhóm, bao gồm cả cấp dưới cũng như những đồng nghiệp của họ.

Neipp đã bay tới Bangalore, cùng với Kumar tổ chức một buổi họp mặt toàn nhóm làm việc để thảo luận về những phản hồi tập hợp được. Kumar bắt đầu buổi họp mặt bằng việc tiết lộ một số những phản hồi về mình mà ông đã nhận được trước đó, và ông đã học được gì từ chúng.

Sau đó, các thành viên khác trong buổi họp cũng dần dần trở nên cởi mở và sôi nổi bàn về những gì họ có thể làm để nâng cao hiệu quả hoạt động của nhóm.

Ví dụ, Sanjay Sood, quản lý tài chính của trung tâm, đã chia sẻ bài học làm thế nào để thu hẹp khoảng cách khác biệt trong quan niệm giữa anh và các nhân viên của mình. Trước đây, hầu hết mọi người đều cho rằng Sood là một người khá cứng nhắc, nên họ thường tự tổ chức các buổi thảo luận bàn tròn để giải quyết những vấn đề liên quan đến ngân sách.

Ngược lại, Sood lại tự đánh giá mình là một người rất linh hoạt trong phạm vi giới hạn và trách nhiệm của anh ta. Để xóa bỏ sự cách biệt về quan điểm này, nhà quản lý tài chính đã đề nghị mọi người hãy trực tiếp liên hệ với anh ta khi xảy ra các vấn đề liên quan tới ngân sách.

Phản hồi đa chiều giúp mọi người trong nhóm hiểu nhau hơn
và làm việc hiệu quả hơn
Ảnh nguồn: www.onjava.com

Kết quả rất khả quan, mọi người nhìn nhận Sood như một lãnh đạo rất linh hoạt, còn cả nhóm thì cộng tác với nhau hiệu quả trong việc phân bổ nguồn ngân sách cho các dự án. Việc thảo luận về các phản hồi sẽ góp phần làm tăng sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm với nhau, cho phép họ mạnh dạn nêu lên những vấn đề liên quan đến quan điểm cá nhân hoặc phương thức hoạt động.

Kết quả mà mô hình phản hồi 3600 mang lại là sự giao tiếp và giải quyết vấn đề của toàn đội sẽ được cải thiện. Các thành viên bắt đầu nói chuyện thẳng thắn trực tiếp với nhau, thay vì thông qua sếp như trước đây. Ngoài ra, họ đều cảm thấy có trách nhiệm với những giải pháp do cả nhóm đề xuất, điều này sẽ giúp cho các giải pháp đó được thực thi một cách trơn tru hơn.

Mặc dù vậy, trước khi quyết định có áp dụng mô hình phản hồi 3600 hay không, các nhà quản lý nên xem xét xem liệu nhóm làm việc của họ đã thực sự sẵn sàng cho một sự can thiệp như vậy chưa, và đã có được biện pháp, công cụ thực hiện một cách đúng đắn chưa?

Tiếp nhận và chia sẻ những phản hồi từ mô hình này có thể tạo ra những hiệu quả tốt trong làm việc nhóm. Tuy nhiên, nếu áp dụng nó không đúng cách thì sẽ phản tác dụng: các vấn đề cũ không những không được giải quyết mà còn trở nên trầm trọng hơn, hay thậm chí có thể nảy sinh thêm những mâu thuẫn mới.

Phản hồi chỉ thực sự mang lại lợi ích cho hoạt động của nhóm làm việc khi:

*
Người trưởng nhóm sẵn sàng đón nhận nó.
*
Các thành viên phải có ít nhất một chút tôn trọng, tin tưởng vào người khác, cũng như có động lực để thay đổi nhằm đạt được mục tiêu cao hơn.
*
Các thông tin phải được tập hợp lại bằng những phương pháp khoa học, sau đó được sử dụng vì mục đích phát triển chứ không chỉ đơn giản dùng để đánh giá.
*
Có một dẫn trình viên đủ năng lực để dẫn dắt các buổi thảo luận của nhóm, đồng thời giúp đưa ra được các đường đi, nước bước cho việc thay đổi trước mắt.

- Bài viết của Jeffrey T. Polzer đăng trên tạp chí Harvard Business Review -

==================================
Trân trọng,
NGUYỄN VĂN HÙNG
Biên tập viên - InfoTV
Mobile:0989983524
Email: hungvannguyen@vtv.org.vn

Bí quyết quản trị của các tập đoàn kinh tế Nhật Bản
Tuyết Mai

Có rất nhiều chiến lược, bí quyết quản trị doanh nghiệp khác nhau, nhưng theo nhiều chuyên gia trong lĩnh vực quản lý thì điều này còn tuỳ thuộc vào đặc điểm thực tế của mỗi công ty, trình độ và khả năng nhận thức của mỗi nhà quản trị.

Tại Nhật Bản, cái nôi của những tập đoàn kinh tế hàng đầu thế giới, giới phân tích nhận định rằng điểm khác biệt giữa nhà quản trị quốc tế (quản lý các hoạt động kinh doanh xuyên quốc gia) và nhà quản trị trong nước (quản lý các hoạt động kinh doanh trong nội bộ quốc gia) là nhà quản trị quốc tế phải biết tìm cách làm cho các hoạt động kinh doanh của công ty mẹ tại một nước phù hợp với các chi nhánh, công ty con địa phương ở nước ngoài và quan hệ tốt với chính phủ nước đó. Nhiệm vụ của các nhà quản trị chi nhánh và công ty con ở nước ngoài thường nặng nề hơn so với các nhà quản trị trong nước, bởi vì họ phải đương đầu với khó khăn về thông tin liên lạc giữa các cơ quan đầu não của công ty và chi nhánh. Các tập đoàn Nhật Bản thường thích bổ nhiệm các nhà quản trị là người ngay tại địa phương hơn là những người từ nơi khác đến, vì các nhà quản trị địa phương thông hiểu những điều kiện hoạt động và môi trường kinh doanh ở địa phương, ít tốn kém, hơn nữa người địa phương có thể tập trung vào các hoạt động nhằm phục vụ cho mục tiêu dài hạn. Với cách thức này, các tập đoàn Nhật Bản chỉ cần điều động một số chuyên gia ra nước ngoài để truyền đạt những kỹ năng chuyên môn cần thiết và cách thức tiến hành các hoạt động kinh doanh chính yếu, đồng thời kiểm soát các hoạt động ở nước ngoài và phát triển năng lực cho nhà quản trị.

Tuy nhiên, dù ở trong nước hay ngoài biên giới thì nội dung của các hoạt động quản trị cũng không khác biệt nhiều lắm và đều cần đến những công thức thành công chung. Dưới đây là 10 bí quyết trong quản trị doanh nghiệp mà độ tin cậy đã được kiểm nghiệm tại rất nhiều tập đoàn kinh tế lớn của Nhật Bản sau nhiều thập kỷ lớn mạnh trên thương trường.

1. Liên tục cải tiến

Nguyên tắc này đòi hỏi các nhà quản trị phải không ngừng cải thiện lề lối làm việc của nhân viên trong công ty. Tiến bộ là một quá trình thăng tiến dần dần từ thấp lên cao. Nhà quản trị cần tạo ra một môi trường thuận lợi cho nhân viên của mình thực hiện những cải tiến công việc.

2. Phối hợp giữa các bộ phận

Những người phụ trách các phòng ban, phân xưởng hay chi nhánh phải biết san sẻ trách nhiệm cho nhau. Masao Nemoto, cựu giám đốc điều hành tập đoàn Honda, đã khuyến cáo các nhà quản trị doanh nghiệp: “Một trong những chức năng quan trọng của người quản trị là thực hiện tốt sự phối hợp giữa bộ phận của mình với những bộ phận khác”.

Và một hệ luận rút ra là giới quản trị cấp cao không nên giao phó những công việc quan trọng chỉ cho một phòng ban duy nhất.

3. Mọi người đều phát biểu

Nhà quản trị cần đảm bảo sao cho tất cả thành viên trong công ty đều cùng tham gia đóng góp ý kiến về các vấn đề và cùng học hỏi từ các thành viên khác. Điều này cũng nên áp dụng rộng rãi trong tất cả những cuộc họp và công tác hoạch định hàng năm. Biết nghe quan điểm của mọi người, những người nhà quản trị cấp cao có thể khiến kế hoạch nhận được sự ủng hộ của các nhân viên thực thi chúng, một nhân tố cốt yếu cho thành công của các chương trình cải tiến chất lượng.

4. Đừng la mắng

Tại tập đoàn sản xuất xe hơi lớn thứ hai trên thế giới, Toyota, một quy tắc được đề ra là các nhà quản trị không được quát tháo và đe dọa trừng phạt nhân viên dưới quyền khi có sai sót xảy ra, bởi chỉ có như vậy mới bảo đảm các lỗi lầm sẽ được báo cáo ngay và đầy đủ, từ đó có thể tìm ra nguyên nhân sâu xa của những lỗi lầm đó (trong các chính sách và các quy trình) nhằm sửa đổi cho phù hợp. Trách mắng nhân viên hẳn nhiên sẽ không khích lệ mọi người thông báo với cấp trên những việc sai sót và như vậy cũng khó tìm ra nguyên nhân sâu xa của sai lầm.

5. Làm cho người khác hiểu công việc mình làm

Muốn như thế, các nhà quản trị cần chú ý đến các kỹ năng huấn luyện và thuyết trình. Các nhà quản trị tại tập đoàn điện tử Sony, Nhật Bản, luôn chú trọng việc giúp các nhân viên phát triển kỹ năng diễn giải và trình bày về công việc của mình trước tập thể để họ có được những sự cộng tác đầy đủ và hữu hiệu hơn.

6. Luân chuyển những nhân viên giỏi

Hãng Honda có chính sách luân phiên huấn luyện nhân viên. Thông thường, những nhà quản trị đều có xu hướng muốn giữ những nhân viên giỏi nhất của mình không cho luân chuyển sang bộ phận khác, nhưng về lâu dài, chính sách luân chuyển nhân viên giỏi sẽ rất có lợi cho toàn thể công ty.

7. Một mệnh lệnh không có thời hạn hoàn thành thì không phải là mệnh lệnh

Nguyên tắc này nhằm để các nhà quản trị luôn luôn phải ra thời hạn hay lịch trình thực hiện công việc. Không xác định giới hạn về thời gian chính là nguyên nhân khiến cho các công việc sẽ ít được hoàn tất hơn.

8. Diễn tập là dịp lý tưởng để huấn luyện các kỹ năng cần thiết

Các nhà quản trị và người trưởng nhóm giám sát thường có rất nhiều buổi thuyết trình và báo cáo và trong chương trình kiểm tra chất lượng thường phải có báo cáo về tiến độ thực hiện công việc. Trong thời gian giữ chức giám đốc điều hành tại Honda, Masao Nemoto luôn khuyến khích các nhà quản trị chú tâm đến việc diễn tập những buổi báo cáo và thuyết trình. Đó là những dịp rèn luyện kỹ năng phát biểu và khám phá những vấn đề mới hoặc những thiếu sót của vấn đề.

9. Kiểm tra sẽ vô ích, trừ khi nhà quản trị cấp cao có hành động

Với nguyên tắc này, nhà quản trị phải đề ra được các biện pháp giải quyết thật cụ thể khi có một vấn đề đang cần theo dõi hoặc cần được báo cáo. Một khi đã xác định được vấn đề mà không có hành động gì thì việc kiểm tra cũng chỉ vô ích.

10. Hãy hỏi thuộc cấp “Tôi có thể làm gì cho anh ?”

Ở Toyota hay Mitsubishi, điều này được gọi là “tạo cơ hội để được lắng nghe cấp thấp nhất”. Nếu thuộc cấp có yêu cầu giúp đỡ điều gì, nhà quản trị nên cố gắng thực hiện theo yêu cầu ấy ngay khi có thể. Nói một cách khác, nếu các nhân viên cảm nhận rằng nhà quản trị cấp cao quan tâm và sẵn sàng giải quyết vấn đề của họ, thì họ sẽ tích cực, lạc quan hơn việc thực thi nhiệm vụ được giao và sẽ có thái độ nghiêm túc hơn đối với những mục tiêu chung mà nhà quản trị đề ra.

Và cuối cùng “Làn sóng văn minh thứ tư” đang hướng các công ty, tập đoàn lớn của Nhật Bản đến việc phá vỡ những chương trình quản lý cũ thông qua việc mở ra những phương pháp mới nhằm tăng cường đầu tư vào sáng tạo, đổi mới các qui trình quản trị lãnh đạo theo yêu cầu của tình hình mới… Có thể nói, tính sáng tạo đang ngày càng có ảnh hưởng lớn và giữ vai trò tiên phong trong cuộc cách mạng quản trị diễn ra ở Nhật Bản kể từ những năm đầu của thiên niên kỷ mới.

(Dịch từ Tokyo Times)

Time Management Skills
By John Caunt
* *
Get organised…
• Does the amount of incoming information that you have to deal with seem to be constantly growing?
• Do colleagues bombard you with forwarded e-mails, reports and copies of other written material that you don’t need?
• Do you find yourself unable to decide what to do with documents you receive?
• Do you put items to one side to be dealt with later?
• Are you plagued by junk mail?
• Do you keep hold of magazines and reports intending to read them, but never get around to it?

If you haven’t answered yes to any of these, you are among the minority in today’s workplace! Recent surveys have shown that people are struggling to cope with the vast quantities of information they are required to handle in their jobs and that widespread stress and productivity decline are a result. However, rest assured because there are ways to reduce the volume of what comes your way, and techniques to help you read, sort and absorb information more efficiently.

Identify the important information

Some information is immediately recognizable as junk. Other items scream their importance. But it isn’t always easy to separate the two. You can use the following questions to help you work out the value of the information that lands on your desk or in your inbox:
• Does this information relate to a key element of my job?
• Would I choose to receive the information if I had to pay for it?
• What is the worst that would happen if I ignored it?
• Is it information that I need at this point in time?
• Eighty per cent of the value comes from 20 per cent of the information. Is this item in the top 20 per cent?

You can’t be sure of getting it right every time, but this is usually a good way of teaching yourself how to focus on the most important information and learning how to filter out surplus information that you don’t really need.

Adopt a systematic approach

There is a common myth, perpetuated by some time management programmes, that every item of information should be tackled only once, in order to save time. But, as we all know, it doesn’t work like that in the real world and you might need to come back to an email or a document for a variety of reasons. If it is possible to complete the task immediately then that’s what you should aim for, but if not, don’t panic. Instead, try to make sure that no email or document is returned to the “inbound” pile (or inbox) untouched, and that every assignment receives a positive action straight away.

This action should be one of the following 5 Ds. The ‘5 Ds approach’ can help you to effectively manage your time when dealing with lots of information at once:
• Discard – Ask yourself if you actually want the information and if not – delete it from your inbox or bin it! It should be clear if an item has no use for you, so don’t waste time and energy studying irrelevant websites or reading useless material.
• Deal with – You should deal with all items when they first come to you, even if it’s just working out a timeframe for the bigger tasks rather than actually completing them straight away. Obviously smaller items can be dealt with more quickly and easily – but don’t use them as excuses to put off doing more complex and time consuming assignments.
• Determine future action – A concertina file marked with the dates of the month makes a useful ‘bring-forward’ device. Place the item in the compartment corresponding to the date when you wish to re-visit it. Adopt a similar approach with e-mails by using the ‘flag for follow-up’ facility in Outlook.
• Direct – If you want to direct some tasks towards others to deal with, make sure you give them clear instructions as to what further action to take. Try to avoid passing items to colleagues in order to get them off your own desk or out of your inbox!
• Deposit – Be sparing in what you file – do your best to think about what to do with each item carefully and don’t just file something because you’re not sure what else to do with it.

There are lots of techniques that you can use to both organise and reduce information effectively, which will help you to deal with your workload more quickly. Try not to be overwhelmed by the masses of tasks that come your way, because very often there will be a way of handling them – it’s just a matter of keeping your head and dealing with them one by one.

Avoid information overload!

However effective you become at handling material and managing your time, you will not achieve all that is possible unless you try to reduce the volume of information that daily comes your way. The most important step you can take is to examine your own behaviour. Your motto should be ‘do unto others as you would have them do unto you’. If you aim to protect yourself by excessive copying and forwarding of material to colleagues, they are likely to do exactly the same to you! Think carefully about who will need the information – and don’t pass it to other people unless it is relevant to them. This practice within the workplace will reduce the amount of surplus information circulating and will create a more manageable workload for yourself and your colleagues.

Here are some other ideas to prevent you from becoming weighed down with information:
• Don’t invite junk mail by handing out your details unnecessarily – and don’t waste time on the junk mail you receive. You can dump the majority without even opening it!
• Remove your name from mailing lists if they provide you with nothing of value.
• Think about internal communications – ask to be left off circulation lists for documents which don’t concern you in any way.
• Have a look at subscriptions to periodicals – those which haven’t yielded anything worthwhile in the last six months may be due for cancellation

To sum it up…

As you can see, there are heaps of ‘easy-to-implement’ tactics to help you reduce the amount of information that comes your way and to provide guidance on how to deal with it. Everyone can be more organised and learn to manage their time more effectively – but it’s important not to allow yourself to become overwhelmed by hundreds of emails or an overflowing in-tray. Stay in control of your workload by dealing with one thing at a time, adopting a systematic, pro-active approach to each new task and steering clear of procrastination. Follow some of the tips above, and you’ll soon find that you have much more time in the day to achieve more than you believed possible!

Killer Presentations – wake up your audience!
Published: 20 September 2006

Microsoft estimates there are 450 million users of PowerPointTM giving around 1 million presentations a day – the vast majority of which have a dark background and bullet points with white text. This is more commonly known as death by PowerPoint.

The sad reality is that most presentations are too long, lack structure and fail to hold the audience’s attention. Why is this? Why does the audience switch off, or at worst, fall asleep? Can all these presentations really be that dull and boring?

The good news is that this situation can be changed, once you learn a few tricks of the trade.

The success of achieving the objective of the presentation largely depends upon the charisma of the presenter to retain the audience’s attention - but audiences can only pay attention for 20-30 minutes. The audience will make their decision to pay attention - or not - within the first few minutes of the presentation. They have come to see what’s in it for them and will judge your presentation on this basis.

But almost all the presentations we have seen are decks of slides containing lists of bullet points and text; all, unfortunately, written for the presenter’s benefit.

The reality is that whilst the presenter believes that they are conveying key bullet points, in fact, they are sending the audience to sleep.

However, there is a solution to death by PowerPoint, but first you need to change the way you think about your presentation. As a presenter, you should design and structure presentations from the audience’s perspective which means avoiding bullet points and text and, if possible, delivering your presentation in under 30 minutes.

Use pictures, not words – Why?

Bad presentations have Clip Art; text so small that it cannot be read; and distracting and annoying effects, such as words flying in from the left with the sound of a type-writer or screeching tyres. Whoopee.

Use picture not words – How?

Think about the message and then think about what type of picture or photo would help people understand this message. This is the basis of a good slide. It starts on paper with a pencil and a rubber.

Engage the audience, don’t bore them – Why?

Bored audiences struggle to stay awake. If they cannot pay attention, they will not remember the points made. In that case, why bother presenting at all?

Engage the audience, don’t bore them – How?

The manner in which a slide is revealed can also engage the audience. It is far more effective to present diagrams and pictures that reveal elements one step at a time rather than in one go.

Look at how the following slides have been improved by replacing text with imagery.
Examples of improvements you can make to your slides using PowerPoints features

Change your perspective

Business presentations are about imparting knowledge or convincing people to share a point of view. Presentations need to be designed to get information across to the audience without distracting or confusing them – and certainly not sending them to sleep.

Stop writing presentations that are nothing more than scripts. The point of a presentation is not to help the presenter remember all the information, it’s to help the audience comprehend, and retain, the information communicated.

A killer presentation is one that was designed with the audience in mind. Take a visual approach to your next presentation and have the audience hanging on your every word.

Seven ways to leave the office earlier
Published: 26 October 2006

1. Stop going along with unspoken office “rules”. Instead, commit to stopping work on time. Who decided that you had to work until 7pm? How much is your personal time worth?

2. Start meetings before 4pm. Wherever possible schedule meetings to end by 4:30pm. Ideally, start meetings right after lunch. Block out your diary from 4pm every day so people don’t schedule late meetings with you. And don’t ask others to begin projects at 4:45pm – respect their right to a life outside work too.

3. Be assertive. Don’t be afraid to tell others, “I leave work at 5pm every day because I have a 5:30pm commitment that I must stick to.” No-one else needs to know that your commitment is with yourself or your family. People tend to support others when their goals are made public.

4. Schedule “working” time. Block off certain hours in your diary for answering messages and getting work done and only accept meetings outside these times (and not last thing at night). This way you don’t have interruptions distracting you when you’re trying to leave the office.

5. Make preparations to leave. Gather up your coat and put it in a visible spot so others can see you’re getting ready to go. If you have an office, close your door a few minutes before finishing time so people will think you’re busy or already gone. Whatever they want, it can usually wait until tomorrow.

6. Challenge your assumptions. Long hours don’t need to be “the way it is”. If you feel under pressure to get work finished, make a conscious effort to finish your work within the workday, but not to work longer hours. Don’t focus on “catching up” – you will never catch up. There will always be more things to do than there is time to do them. Be more productive during the day and you’ll get the same amount of work done and be able to leave earlier.

7. Start small. Choose one particular day to start with, perhaps a Thursday, and make this “the” day you organise your work more carefully and leave work on time. Keep working on your productivity skills and gradually add more days, until you’re just working the hours you want and are accomplishing even better results.